Vacatures
De secretaris draagt zorg voor een verantwoord beheer van de
secretariële processen van de vereniging. Tevens is het doel van de functie het
activeren, motiveren en coördineren van de onder zijn of haar beheer gestelde
commissies. Evenals het leveren van een bijdrage aan en het implementeren van
het beleid van MHC Heerhugowaard
Plaats in de vereniging
Is lid van
het dagelijkse bestuur van MHC Heerhugowaard
- Is als bestuurslid
belast met de volgende portefeuilles:
•
Clubhuisdiensten v/h bestuursdiensten;
•
Ledenadministratie;
•
Ledenwerfcommissie.
- Neemt taken over van de voorzitter bij afwezigheid van de
voorzitter;
- Zorgt voor een goede taakverdeling;
- Notuleert bestuursvergaderingen en de Algemene Ledenvergadering,
maakt hiervan verslag en zorgt voor de verspreiding;
- Draagt zorg voor het samenstellen van de agenda voor de
bestuursvergaderingen en de Algemene Ledenvergadering;
- Houdt de taken- en besluitenlijst bij;
- Stelt het jaarverslag van het secretariaat op;
- Verzamelt de jaarverslagen van de verschillende commissies;
- Beheert inkomende en uitgaande post en het verenigingsarchief;
- Draagt zorg voor de samenstelling, inhoud en uitgave van verenigingsinformatie;
- Draagt zorg voor de juiste verspreiding van informatie naar
leden;
- Houdt de inschrijving bij Kamer van Koophandel actueel;
- Onderhoudt contacten met de Hockeybond;
- Houdt de ledenadministratie/ledenlijst bij;
- Bewerkstelligt een goede communicatie met deze commissies en houdt
deze in stand;
- Signaleert problemen en draagt oplossingen aan;
- Is binnen het bestuur de eerst verantwoordelijke voor de
jaardoelstellingen die in het jaarlijkse doelstellingsactieplan zijn vervat die
zijn/haar portefeuilles bevatten en zijn/haar bestuurlijke portefeuilles
betreffen en is daarop intern en extern het aanspreekpunt;
- Implementeert met behulp van het jaarlijkse actieplan de relevante
verenigingsdoelstellingen vastgesteld op de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering;
- Is bevoegd tot het instellen van commissies en het benoemen van
functionarissen om de jaardoelstellingen van zijn of haar portefeuille te
verwezenlijken in overleg met het dagelijkse bestuur;
- Beheert de statuten en het Huishoudelijk reglement.
Tijdsbesteding
- Ongeveer 4 uur per week.
- Afhankelijk van de verenigingssituatie.
- Informeel naar eigen invulling tot enkele uren per week voor
informele contacten.
- Formeel 10 x per jaar bestuursvergadering;
- Formeel 1 x jaarvergadering;
- Formeel 4 x per jaar overleg met commissies in portefeuille;
- Indien functiebelang aanwezig bezoeken vergaderingen KNHB, Regio
enz.;
- Telefonische en mail contacten enkele uren per maand.
- Goede communicatieve vaardigheden;
- Aanleg voor en affiniteit met administratieve vaardigheden;
- Snel en accuraat rapporteren en vervaardigen van verslagen;
- Flexibele instelling en stressbestendig;
- Leiding kunnen geven aan mensen.
- Conformeren met het beleid en de visie van de vereniging;
- Goede omgang met vrijwilligers;
- Trends en veranderingen binnen de vereniging signaleren en zonodig
deze melden aan het bestuur en aansturen van de commissies in portefeuille.